Sluta lita på att någon kommer ihåg
Nedan ser du ett exempel på hur ett internt ärendeflöde kan se ut, byggt i en riktig Dataverk-portal för intern HR-ärendehantering — helt utan extern kundportal, bara medarbetare och ett handläggarteam som håller koll på en delad kö. Det här är en illustration av vad som går att bygga — inte en färdig lösning. Allt kan anpassas efter hur er egen process faktiskt ser ut.
Se det i praktiken ↓En vanlig medarbetare, inte en admin
Vem som helst skickar in ett ärende på under en minut — och en handläggare tar vid därifrån.
En medarbetare skickar in ett ärende
Ett enkelt formulär i medarbetarens egen "Mina ärenden"-vy — ledighet, utrustning eller reseräkning skickas in på under en minut. Ingen admin inblandad, bara den anställda själv.
Ärendet granskas
En handläggare öppnar ärendet, läser igenom underlaget och avgör vad som behövs innan det kan tilldelas och påbörjas.
Rätt person äger ärendet
Tilldelning och kommunikation sker inne i själva ärendet — inget separat trådsystem att leta i.
Ärendet tilldelas
Ärendet tilldelas en ansvarig handläggare — ingen osäkerhet om vem som äger nästa steg. Bifogade kvitton och underlag följer med ärendet.
En kommentar läggs till
Behöver handläggaren komplettera med information skrivs det direkt i ärendets kommentarsfält — med namn och tidsstämpel, synligt för alla som jobbar med ärendet.
Hela teamet har koll
Hela kön synlig som en tavla, med förfallodatum samlade i en delad kalender.
Arbetet syns för hela teamet
Hela kön är synlig som en tavla som rullar horisontellt — alla ser vad som är nytt, vad som pågår och vad som väntar på godkännande, utan att behöva fråga runt.
Förfallodatum i en delad kalender
Alla öppna ärendens förfallodatum samlade i en kalender — handläggarteamet ser i förväg vad som närmar sig deadline, inte bara vad som redan är försent.
Inget faller mellan stolarna
Automatisk eskalering fångar det som glöms bort — och samma självservice funkar lika bra från mobilen.
Förfallna ärenden eskaleras automatiskt
Missar ett ärende sitt förfallodatum flaggas det automatiskt och rätt person notifieras — ingen manuell bevakning behövs.
Två handläggare måste godkänna innan ärendet stängs
Det sista steget kräver en gemensam bedömning: två separata handläggare måste godkänna innan ärendet avslutas, och den som skickade in det kan inte rösta på sitt eget ärende. Ingen enskild person avgör själv.
Fungerar lika bra på mobilen
"Mina ärenden" är fullt responsivt — medarbetare kan skicka in och följa upp ärenden lika enkelt från mobilen som från datorn.
Vi kan bygga samma sak för er process
Verksamhetsflödet ovan är ett exempel — samma plattform kan byggas kring er egen process, oavsett bransch.
Exemplet ovan visar ett helt flöde, från inskickat ärende till löst — men ni kan lika gärna börja med bara en del, till exempel medarbetarnas självservice, och bygga ut i egen takt.
Se plattformens kapabiliteter